Effizienz-Booster: Wie kann KI-gestützte Prozesssteuerung den Fachkräftemangel im Mittelstand neutralisieren?

Kennen Sie das? Der Stapel unerledigter Aufgaben wächst, während die Bewerbungsablage für offene Stelle langsam Staub ansetzt. Willkommen im deutschen Mittelstand, wo der Fachkräftemangel manchmal wie ein unwillkommener Dauergast erscheint, der sich auf der Couch breitmacht und keine Anstalten macht zu gehen. Doch – gibt es vielleicht Wege, diesen Gast namens Fachkräftemangel elegant vor die Tür zu setzen. Und nein, es soll jetzt nicht darum gehen, Ihr gesamtes Team durch Roboter zu ersetzen!

Fachkräftemangel, wer bist Du?

Bevor wir diesen ungebetenen Gast im deutschen Mittelstand angehen können, müssen wir ihn zuerst Fair-Stehen. Fakt ist, dass die geburtenreichen Jahrgänge der Baby-Boomer aktuell nach und nach in Rente gehen. Das Institut der deutschen Wirtschaft nennt Zahlen, dass bis 2036 fast 20 Millionen Menschen der Generation zwischen 1954 bis 1969 in Rente gehen. (Vgl.: https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/Kurzberichte/PDF/2024/IW-Kurzbericht_2024-Babyboomer.pdf )

Das hat dramatischen Folgen aus Sicht der Unternehmen, denn diese können die frei werdenden Stellen nicht mehr optimal besetzen. Auf drei die gehen folgt, wenn es gut läuft, ein bis zwei Neue, oft findet sich überhaupt keiner. Die Folgen: die Qualität der Arbeitsergebnisse leidet, da Stellen suboptimal besetzt werden, zudem höhere Lohnabschlüsse als üblich erhöhen die Lohnstückkosten, Fokusverschiebung auf Work-Life Balance, gegenseitiges Abwerben von Mitarbeitern usw.. 

Der Lösungsansatz der letzten Regierungen scheint Migration zu sein, an sich kein schlechter Ansatz. Leider wird er derzeit suboptimal umgesetzt und Bürokratie hoch x lässt grüßen. Eine kleine Anekdote: Ich selbst hatte einen Praktikanten aus dem Ausland, Bereich Informatik Nebenfach Wirtschaft. Als es darum ging diesen für den deutschen Arbeitsmarkt zu begeistern, fragte er mich, was man hier so verdienen kann. Als ich ihm darauf hin meinen Lohnzettel zur Begutachtung offenbarte, war Stirnrunzeln die Folge. Und nein, nicht der Bruttolohn war die Ursache. Es war die Differenz zwischen Arbeitgeber brutto zu Arbeitnehmer netto. Wie jetzt, 56% gehen weg? Für was? Damit war das Thema deutscher Arbeitsmarkt für diese hochqualifizierte Fachkraft erledigt. Willkommen USA und später willkommen City of London hieß es. (Vgl.: https://www.oecd.org/en/publications/taxing-wages-2024_dbcbac85-en.html ) wenn es nach dem Netto-Lohn geht, ist aktuell die Schweiz gefolgt von Norwegen an der Spitze im OECD-Vergleich. Auch ein Fakt ist, dass es seit Jahren ein Wegzug von deutschen Staatsangehörigen (vornehmlich Fachkräfte) aus Deutschland stattfindet. (Vgl.: https://www.bamf.de/DE/Themen/Forschung/Veroeffentlichungen/Migrationsbericht2023/AbwanderungDeutschland/abwanderungdeutschland-node.html ). Fazit: Allen Lippenbekenntnissen und Bemühen zum Trotz, Deutschland ist seit Jahren kein attraktiver Ort mehr für klassische Erwerbsarbeit für hochqualifizierte und leistungsorientierte Fachkräfte. Sorry, das war jetzt etwas zu viel für die gute Stimmung, blicken wir besser nach vorn.

Der smarte Weg aus der Personalknappheit

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter wären Superhelden. Nicht mit Cape und Maske, sondern mit KI-gestützten Superkräften, die ihre Produktivität verdoppeln oder verdreifachen. Klingt nach Science-Fiction? Ist es aber längst nicht mehr. Moderne KI-Lösungen sind wie ein geschickter Assistenz-Coach, der im Hintergrund die Routineaufgaben jongliert, während Ihre Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Und der neue Trend „KI-Agenten“, die vor sich hin werkeln 24 Stunden 7 Tage die Woche, sorgen für zusätzlichen Schub.

Beispiel: Produktion – wenn Maschinen mitdenken.

Bei der nennen wir sie „Mustermann GmbH“ (weil über Kunden spricht man nicht), einem mittelständischen Metallverarbeiter, herrschte chronischer Mangel an Fachkräften für die Qualitätskontrolle. Die Lösung? Ein KI-gestütztes Bilderkennungssystem, das Werkstücke automatisch auf Fehler prüft. „Anfangs waren unsere Mitarbeiter skeptisch“, schmunzelt Produktionsleiter Thomas W. „Heute nennen sie das System liebevoll ‚Adlerauge‘ und sind froh, sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren zu können.“ Die Fehlerquote sank um über 30%, während der Durchsatz um 14% stieg. Bilderkennungs-KI ist ein Klassiker. Letztlich geht es bei allen Arbeiten um Transformationsprozesse. Hier werden die nackten Tatsachen der Werkstücke in Informationen zur Qualität transformiert. Es findet demnach eine Art Image-Classifikation statt.

Der Implementierungs-Fahrplan: So gelingt der Einstieg

1. Bestandsaufnahme mit Augenzwinkern Analysieren Sie Ihre Prozesse – wo sind Ihre Mitarbeiter mit hohem Zeitaufwand mit monotonen oder sich stetig wiederholenden Aufgaben beschäftigt? Das sind Ihre ersten „KI-Kandidaten“. Die Klassiker sind: Qualitätssicherung, Marketing, Fulfillment, Support, Controlling und Kommunikation. Das ist in jedem Unternehmen sehr verschieden.

2. Start im Kleinen Beginnen Sie mit einem überschaubaren Pilotprojekt, idealerweise dort wo der Schuh am meisten drückt. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Sehen sie KI-Implementationen nicht als einen Sprint, sondern eher wie einen Marathon. Schnell schnell macht hier Kassen leer. Letztlich schaffen messbare Erfolge das notwendige Vertrauen.

3. Mitarbeiter als Verbündete Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an ein. KI sollte als Unterstützung, nicht als Bedrohung wahrgenommen werden. Nicht immer werden Sie auf Gegenliebe stoßen. Oft gibt es Rutine-Prozesse, die von bestimmten Mitarbeitern einfach geliebt werden, weil sie sich dahinter gut verstecken können. „Das haben wir schon immer so gemacht“, der ewige Klassiker.

4. Schrittweise Skalierung Nach erfolgreichen Pilotprojekten können Sie die KI-Implementationen ausweiten. Denken Sie daran: Auch ein KI-System muss erst laufen lernen, bevor es Marathon läuft. Und auch Einstein musste die Schulbank drücken, bevor er zu Weltruhm gelangte. Rückschläge sind keine Seltenheit.

Fazit: Die kluge Alternative zur verzweifelten Personalsuche

KI-gestützte Prozessoptimierung ist kein Allheilmittel gegen den Fachkräftemangel, aber sie ist definitiv ein mächtiger Verbündeter. Sie ermöglicht es Ihren bestehenden Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Denken Sie daran: Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu Superhelden zu machen. Oder wie ein Kunde kürzlich sagte: „Unsere KI ist wie ein zusätzlicher Mitarbeiter – nur dass er keine Parkplätze braucht und nie den letzten Kaffee austrinkt.“

Starten Sie jetzt Ihre KI-Heldenreise. Ihre Mitarbeiter – und ihr Geschäftsergebnis – werden es Ihnen danken.